KOMUNIKAT W SPRAWIE ZEWNĘTRZNEJ PROCEDURY ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA ORAZ DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

JAK DOKONAĆ ZGŁOSZENIA

Od dnia 25 grudnia 2024 roku można dokonywać zgłoszeń zewnętrznych przez osobę zgłaszającą, (Sygnalistę) w szczególności gdy ma on uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, osoby dokonujące zgłoszenia zewnętrznego będą to mogły wykonać w następujący sposób:

za pomocą bezpiecznej platformy zgłoszeniowej, dostępnej pod adresem:

https://app.sygnalista24.info/starostwobrodnica_zgloszenia_zewnentrzne/

film instruktażowy dotyczący zgłoszeń naruszeń jest dostępny na stronie:

https://sygnalista24.info/instrukcja/

Proponowane wyżej opcje kontaktu dedykowanego zgłoszeniom zewnętrznym zapewnią kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich odpowiednie zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych oraz pozwala na przechowywanie informacji w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego w ramach realizacji zgłoszeń.

Zgłoszenia dokonywane są w sposób jawny. Nie będą rozpatrywane zgłoszenia anonimowe. Zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane w celu umożliwienia zbadania zasadności zgłoszonych faktów.

Szczególnie istotne jest, aby zgłoszenie zawierało następujące elementy:
• datę i miejsce, w którym nastąpiło zdarzenie;
• szczegółowy opis zaistniałych faktów;
• dane osobowe osoby której zgłoszenie dotyczy, rolę osób zaangażowanych lub elementy, które mogą umożliwić ich identyfikację;
• odniesienie do ewentualnych dokumentów, które mogą potwierdzić zasadność zgłoszonych faktów
w postaci załączników do zgłoszenia.

Zgłaszający, może na bieżąco uzupełniać informacje dotyczące przekazanego naruszenia
o dodatkowe dowody lub inne ważne kwestie mogące mieć wpływ na ocenę zgłoszenia.

Osobami właściwymi, do przyjmowania i analizowania zgłoszeń, są osoby wyznaczone do ich obsługi, zgodnie z procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych
oraz podejmowania działań następczych.

Osoba wyznaczona do odbioru zgłoszeń, w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia, prześle osobie zgłaszającej (Sygnaliście) informacje o przyjęciu zgłoszenia.

OCHRONA ZGŁASZAJĄCEGO

Gwarantuje się poufność zgłoszenia oraz danych w nim zawartych, a także anonimowość Sygnalisty, który prześle zgłoszenie, również w sytuacji, gdy okaże się ono bezzasadne.

Nie będą tolerowane żadnego rodzaju groźby, działania odwetowe, sankcje lub zachowania dyskryminujące wobec Sygnalistów. Zastrzega się prawo podjęcia odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, które zastosują lub zagrożą, że zastosują działania odwetowe wobec Sygnalistów.

Jeżeli Sygnalista dobrowolnie podaje dane osobowe, będą one przetwarzane zgodnie z obowiązującą zasadami ochrony danych i polityki ochrony danych osobowych.

Dane osób wskazanych w zgłoszeniu, będą przetwarzane w ramach dotychczasowych stosunków prawnych łączących te osoby z organem tj. w szczególności w celu oceny czy zachodzą podstawy rozwiązania umowy lub zastosowania innych sankcji właściwych dla danego stosunku prawnego.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych, dostępne są w klauzulach informacyjnych dotyczących:

1) Informacji o przetwarzaniu danych osobowych, w związku ze „zgłaszaniem” naruszenia prawa
dla sygnalisty;

2) Informacji o przetwarzaniu danych osobowych w związku ze „zgłaszaniem” naruszenia prawa
dla osoby, której dotyczy zgłoszenie, osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu, osób powiązanych
z sygnalistą, osób pomagających w zgłoszeniu oraz innych osób biorących udział w postępowaniu wyjaśniającym.

TRYB POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO

W przypadku zgłoszenia zewnętrznego, postępowanie ma na celu przyjęcie zgłoszenia oraz weryfikację informacji zawartych w zgłoszeniu, zgodnie z przyjętą procedurą. Zgłoszenia są rozpatrywane w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu naszych działania. Zgłaszający może zostać poproszony o przedstawienie dodatkowych informacji
lub wyjaśnień, które są niezbędne do rzetelnego rozpatrzenia sprawy. Informacje będą wyjaśniane
w sposób zapewniający ochronę osoby zgłaszającej oraz poufność danych. Działania następcze podejmowane będą z zachowaniem należytej staranności. Sygnaliście zostanie przekazana informacja zwrotna.

Jeśli zgłoszenie nie dotyczy naszego organu, zostaje niezwłocznie, nie później
niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później
niż w terminie 30 dni, przekazania do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu - oraz informuje o tym sygnalistę;

TERMIN PRZEKAZANIA INFORMACJI ZWROTNEJ I JEJ ZAWARTOŚĆ

Zobowiązujemy się do udzielenia informacji zwrotnej zgłaszającemu, w terminie nie dłuższym niż trzy miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego w uzasadnionych przypadkach przekażemy Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, wskazanego powyżej. Informacja zwrotna obejmuje informacje o podjętych lub planowanych działaniach w związku z wyjaśnieniem zgłoszonych informacji, informacje o zakończeniu postępowania i jego wynikach, jeśli jest to możliwe do przekazania.

ZASADY POUFNOŚCI PRZY ZGŁOSZENIACH ZEWNĘTRZNYCH

Dane Sygnalisty oraz wszelkie szczegóły zgłoszenia są objęte zasadą poufności. Tożsamość zgłaszającego oraz wszelkie informacje pozwalające na jego identyfikację są przetwarzane jedynie przez uprawnione osoby i nie będą ujawniane bez zgody zgłaszającego.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości.

W przypadku wyrażenia zgody przez Sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o informacji, kto dokonał zgłoszenia w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119,
str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO.

Zgoda Sygnalisty na ujawnienie danych osoby nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne
a także postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed ujawnieniem danych osobowych Sygnalisty, w przypadku jw., właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej
lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu, postępowaniu przygotowawczemu,
lub postępowaniu sądowemu.

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podmiot publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, niezbędnym
do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia,
nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane. Usunięcie danych zebranych przypadkiem następuje w terminie 14 dni od momentu ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Administrator informuje osobę Sygnalistę o przetwarzaniu jego danych osobowych zgodnie
z art. 13 RODO.

Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych
w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podejmowania działań następczych oraz dokumenty z tym związane, będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie, dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych
lub sądowoadministracyjnych.

CHARAKTER DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH PODEJMOWANYCH W ZWIĄZKU ZE ZGŁOSZENIEM ZEWNĘTRZNYM

Po dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego przeprowadzamy działania wyjaśniające, w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, mające na celu ustalenie stanu faktycznego:

Dokonuje się oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, dokonana przez podmiot prawny lub organ publiczny.
Podejmuje się czynności, których celem jest przeciwdziałanie naruszeniu prawa, które było przedmiotem zgłoszenia. Obowiązek przeciwdziałania aktualizuje się, jeśli jest potwierdzenie informacji ze zgłoszenia (w całości lub przynajmniej w części). Sprawdzenie informacji może stanowić przedmiot postępowań wyjaśniających lub kontrolnych.
Na żądanie sygnalisty wydaje się, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie potwierdzające ochronę prawną sygnalisty.
Osoby upoważnione do wykonywania działań następczych, wykonują z należytą starannością wszystkie działania, które mają na celu potwierdzenie bądź nie, naruszeń prawa przedstawionych w zgłoszeniu.
Jeżeli okaże się, że posiadane informacje o naruszeniu prawa nie leżą w kompetencji podmiotu przyjmującego zgłoszenie, osoba upoważniona zobowiązana jest do przekazania posiadanych informacji do określonego organu publicznego.

ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ I OCHRONA PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI

Osoba dokonująca zgłoszenia jest chroniona przed wszelkimi działaniami odwetowymi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Działania odwetowe to wszelkie działania prowadzące
do pogorszenia sytuacji Sygnalisty w związku z dokonaniem zgłoszenia, pod warunkiem istnienia związku między pogorszeniem, a przekazaniem informacji przez sygnalistę.

Sygnaliście rozważającym dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, zapewnione zostanie dostępność poufnej porady udzielona przez jedną z osób upoważnionych do przyjmowania
i weryfikowania zgłoszeń zewnętrznych.

OCHRONA SYGNALISTY PRZED ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ZA NARUSZENIE POUFNOŚCI

Sygnalista jest chroniony przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności informacji, pod warunkiem, że działał w dobrej wierze i w przekonaniu, iź zgłoszone przez niego informacje są prawdziwe. Ochrona ta obejmuje zarówno zgłoszenia zewnętrzne, jak i wewnętrzne, jeśli działanie w ramach struktury organizacyjnej nie było możliwe lub efektywne.

ZACHĘTA DO KORZYSTANIA Z PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Organ zachęca wszystkich pracowników do zgłaszania naruszeń prawa w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych, o ile zgłaszający ocenia, że nie istnieje ryzyko działań odwetowych, a sprawa może zostać skutecznie rozwiązana w ramach organizacji. Zgłaszanie naruszeń w ramach kanału wewnętrznego jest możliwe za pośrednictwem dedykowanej platformy dostępnej pod adresem: https://app.sygnalista24.info/starostwobrodnica

DANE KONTAKTOWE RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

W przypadku potrzeby kontaktu z Rzecznikiem Praw Obywatelskich, wszelkie zgłoszenia można kierować na adres:
Rzecznik Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
Strona internetowa: https://www.rpo.gov.pl

Komunikat dla Sygnalisty